Problemas con los gastos

Diego

Tengo una microempresa en crecimiento, pero con desorden en los gastos de las áreas, por lo que se perdió un poco el control.
El asesor contable me sugiere trabajar de otra forma. Me recomienda formular presupuestos trimestrales de gastos, por áreas, para llevar un control y filtrar los gastos. Y apoyar esto con un procedimiento básico para ejecutar el presupuesto.

Pienso que es una buena idea, pero también me gustaría conocer sus opiniones. ¿Habrá otra forma de mejorar el control?

Avance

La propuesta de tu asesor contable es un excelente punto de partida para mejorar el control de gastos en tu microempresa. Los presupuestos trimestrales por área son una herramienta muy efectiva para planificar y monitorear tus finanzas.

Si optas por esta opción, deberás primero trabajar en estos tres puntos:

¿Cómo elaborar un presupuesto trimestral efectivo?
¿Qué software contable es el más adecuado para tu empresa?
¿Cómo implementar una política de gastos clara y concisa?

EmprendeFácil

Diego, la sugerencia de tu asesor contable de implementar presupuestos trimestrales por áreas es una estrategia sólida para mejorar el control de gastos en tu microempresa.

Esta práctica te permitirá no solo planificar y monitorear tus finanzas de manera más efectiva, sino también identificar áreas donde se pueden realizar ajustes para optimizar los recursos.

Además de los presupuestos, considera las siguientes estrategias para mejorar el control:

Implementación de un software contable: Utilizar un software contable adecuado puede facilitar el seguimiento de los gastos y la generación de informes financieros detallados. Con ello tendrás una visión clara y actualizada de la situación financiera de cada área.
Políticas de gastos claras: Establecer políticas de gastos concisas ayudará a todos los miembros de tu equipo a entender los límites y procedimientos para realizar gastos. Esto puede incluir la definición de categorías de gastos, límites de gasto por categoría y procedimientos o instructivos de trabajo para su aprobación, apoyado en criterios claros.
Revisión y ajuste regular de presupuestos: No basta con crear un presupuesto; es crucial revisarlo y ajustarlo regularmente para reflejar cambios en el entorno empresarial o en las prioridades de la empresa. Esto es clave para asegurar que el presupuesto siga siendo relevante y útil para la toma de decisiones.

Espero que estas sugerencias sean útiles y contribuyan a mejorar el control financiero en tu microempresa, Diego.

Golfredo

Aprovecho la oportunidad para responder a una de las preguntas planteadas. Justo ahora estamos apoyando a una empresa para ordenar sus gastos.

¿Cómo elaborar un presupuesto trimestral?

Elaborar un presupuesto trimestral efectivo - también puede ser semestral o anual - es una herramienta fundamental para cualquier empresa, especialmente para las microempresas que buscan optimizar sus recursos.

Aquí te presento una guía paso a paso:

1. Define tus objetivos financieros:

Establece metas claras y específicas:
¿Qué quieres lograr en este trimestre? ¿Aumentar las ventas en un porcentaje determinado? ¿Reducir costos en un área específica?
Sé realista:
Tus metas deben ser alcanzables, pero también desafiantes (te sugiero investigar el método OKR, te puede ayudar en este punto).

2. Recopila la información necesaria:

Historial financiero:
Revisa los estados financieros de los trimestres anteriores para identificar tendencias y patrones de gasto.
Proyecciones de ventas:
Estima tus ingresos esperados para el trimestre.
Costos fijos:
Identifica todos los gastos que no varían significativamente, como el alquiler, los salarios y los servicios públicos.
Costos variables:
Estos son los gastos que fluctúan según el nivel de actividad, como los costos de producción o los gastos de marketing.

3. Categoriza tus gastos:

Agrupa los gastos por áreas:
Producción, marketing, administración, personal, viáticos, reparaciones, etc.
Sé lo más detallado posible:
Esto te permitirá identificar áreas de oportunidad para reducir costos.

4. Crea un presupuesto detallado:

Utiliza una plantilla:
Existen muchas plantillas disponibles en línea o en software de contabilidad.
Asigna un monto específico a cada categoría:
Basado en tus objetivos y en la información recopilada.
Sé realista:
No subestimes tus gastos, tampoco sobreestimes los ingresos.

5. Monitorea tu presupuesto:

Compara tus gastos reales con los presupuestados:
Utiliza un software de contabilidad o una hoja de cálculo para llevar un seguimiento.
Realiza ajustes si es necesario:
Si te desvías del presupuesto, identifica las causas y toma medidas correctivas.

6. Revisa y actualiza tu presupuesto:

Al final de cada mes:
Revisa tu presupuesto y realiza los ajustes necesarios.
Al final del trimestre:
Evalúa si has alcanzado tus objetivos y ajusta el presupuesto para el próximo trimestre.

Consejos adicionales:

Involucra a tu equipo
Sé flexible y dispuesto a ajustar el presupuesto.
Utiliza herramientas tecnológicas

¿Por qué es importante un presupuesto trimestral?

Mejora el control financiero: Te ayuda a identificar y controlar los gastos.
Facilita la toma de decisiones: Te permite tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos.
Aumenta la eficiencia: Identificas áreas donde puedes reducir costos y mejorar la productividad.
Mejora la planificación: Te ayuda a planificar a largo plazo y alcanzar tus objetivos.

Al seguir estos pasos y consejos, podrás elaborar un presupuesto trimestral efectivo que te ayudará a gestionar mejor las finanzas de tu microempresa y a alcanzar tus objetivos.

Sabrina

Hola, Diego...

Con la experiencia que tengo en marketing digital, creo que tu control de gastos podría beneficiarse de una mentalidad de estrategia de marca.

Imagínate a tu empresa como una 'marca de precisión financiera'.

Creo que debes establecer límites claros y ten un proceso para aprobar o ajustar gastos, al igual que harías con una campaña de marketing.

Y, podrías aprovechar las redes sociales y crear contenido que cuente esta travesía de estructurar tus gastos.

Mostrar que eres una marca que cuida cada detalle puede conectar con tus clientes, y de seguro, te ayudará a comprometerte más con el orden.

Piensa en los gastos como tu estrategia de presupuesto y ejecútalo con la misma dedicación que tus campañas."

Neida

Diego, con mi experiencia en análisis técnico, te puedo decir que la clave está en entender las capas y los detalles, justo como en geología.

Crear un ‘mapa financiero’ te ayudará a identificar tendencias, tanto en gastos como en ingresos.

Puede que encuentres que ciertos meses sean más explosivos, que otros en cuanto a gastos, como los volcanes.

También podrías incluir en tu presupuesto un análisis previo de gastos por áreas clave para entender qué tanto varían y dónde puedes mejorar el control.

La idea es que construyas un sistema sólido y con datos claros, porque en esto la precisión te ahorra tiempo y dinero a largo plazo.

Desempeño

@diego, aquí la clave es definir algunos indicadores específicos (o KPIs) que te permitirán ver rápidamente si cada gasto aporta beneficios o si es momento de ajustar.

Más que solo registrar gastos, enfócate en establecer metas trimestrales por área, como reducir un porcentaje de ciertos costos o maximizar el rendimiento de los recursos.

Esto te ayudará a identificar y priorizar las áreas que necesitan ajustes, de forma que no te pierdas en los detalles.

El objetivo no es solo reducir los gastos, sino invertir estratégicamente en lo que verdaderamente genera retorno para tu negocio.
Y, en este sentido, te dejo ejemplos específicos para que puedas identificar los gastos que realmente generan retorno en tu microempresa (según el tipo de negocio que manejes), es decir en aquellos aspectos que son útiles enfocarse en inversiones que impulsen el crecimiento o mejoren la eficiencia operativa.

Estos son:

1. Publicidad Dirigida y Marketing Digital
Retorno: Genera visibilidad y atrae nuevos clientes.
Ejemplo: Invertir en campañas de redes sociales segmentadas (como en Facebook e Instagram Ads) dirigidas a su público objetivo.
Consejo Extra: Utilizar anuncios estacionales o promociones específicas puede aumentar la captación de clientes.

2. Optimización del Inventario
Retorno: Mejora el flujo de caja al reducir los gastos de productos no vendidos.
Ejemplo: Implementar un sistema de inventario inteligente para evitar compras excesivas o identificar productos de alta rotación.
Consejo Extra: Negociar con proveedores para obtener descuentos en compras al por mayor, siempre y cuando estés seguro de que los productos tienen buena salida.

3. Mejora del Servicio al Cliente
Retorno: Aumenta la lealtad y retención de clientes.
Ejemplo: Capacitar al personal en técnicas de servicio al cliente y resolución de problemas, lo que mejora la experiencia del cliente y aumenta las recomendaciones.
Consejo Extra: Incluir encuestas de satisfacción puede brindar ideas para seguir mejorando y conectarse con el cliente.

4. Automatización de Procesos Administrativos
Retorno: Ahorra tiempo y reduce errores, optimizando la operación.
Ejemplo: Implementar un software de contabilidad o gestión de proyectos para controlar ingresos, gastos y finanzas.
Consejo Extra: También podría automatizar el proceso de facturación o seguimiento de clientes, ahorrando tiempo en tareas repetitivas.

5. Capacitación y Desarrollo Personal
Retorno: Mejora la productividad y reduce la rotación de empleados.
Ejemplo: Cursos de desarrollo personal o capacitación en herramientas específicas que los empleados necesitan para ser más productivos.
Consejo Extra: Esto puede incluir desde mejorar habilidades de venta hasta cursos sobre software específico que se usa en la operación.

6. Optimización del Espacio Físico o Digital
Retorno: Mejora la experiencia del cliente y puede aumentar la conversión.
Ejemplo: Mejorar el espacio de trabajo, como áreas de atención al cliente o la tienda en línea, para que sea más atractivo o intuitivo.
Consejo Extra: La iluminación, el orden o la accesibilidad en un espacio físico (o digital) pueden impactar la percepción del cliente y su disposición a comprar.

7. Mejora de Productos o Servicios Ofrecidos
Retorno: Diferenciación en el mercado y mayor satisfacción del cliente.
Ejemplo: Agregar características a un producto popular o incluir un servicio adicional que complemente la compra (como garantías extendidas o servicio de soporte).
Consejo Extra: Esto podría incluir mejoras en la calidad de los materiales, empaque personalizado o servicios de postventa.

Diego, estas ideas te pueden ayudar a decidir en qué gastos vale la pena invertir para obtener resultados reales y medibles, logrando que tu microempresa pueda crecer de manera sostenida y rentable.